GED et SAE : deux responsabilités complémentaires
La GED sert le travail courant : création, modification, partage et validation. Le SAE prend en charge les objets destinés à être conservés selon des règles renforcées. Arkave relie ces deux moments afin d’éviter les exports manuels et les ruptures de métadonnées.
Le statut probatoire d’un dispositif dépend de l’ensemble du système : procédures, gouvernance, contrôles, infrastructure et conformité au cadre applicable. Il ne peut pas être déduit d’une fonctionnalité isolée.
Fonctions à examiner dans un projet SAE
- Préparation et contrôle des paquets de versement.
- Calcul et vérification d’empreintes d’intégrité.
- Règles de durée d’utilité, gel et sort final.
- Stockage immuable selon l’architecture retenue.
- Journalisation des opérations et production d’éléments de preuve.
- Restitution, consultation autorisée et traçabilité des accès.
Commencer par la politique de conservation
Avant la technique, l’organisation doit identifier les catégories de documents, les responsabilités, les durées, les événements déclencheurs, les règles de gel et les décisions de sort final.
Arkave peut matérialiser ces règles, mais leur validation juridique, archivistique et métier reste de la responsabilité de l’organisation et de ses conseils compétents.
Questions fréquentes
Arkave est-il une certification ?
Non. Arkave est une plateforme. Une certification ou conformité ne doit être revendiquée que pour un périmètre audité et avec une preuve à jour.
Peut-on relier la GED au SAE ?
Oui. Le principe est de préparer le versement depuis le dossier documentaire en conservant les métadonnées et la traçabilité.
Qu’est-ce qu’un gel ?
Un gel suspend le sort final normal d’une archive, par exemple lorsqu’un litige ou une enquête impose sa conservation.