GED — gestion électronique des documents
Système qui organise la création, le classement, les versions, les accès, la recherche, le partage et les processus associés aux documents de travail.
SAE — système d’archivage électronique
Dispositif destiné à conserver des archives électroniques avec règles de versement, intégrité, traçabilité, durée de conservation et sort final.
OCR et HTR
L’OCR reconnaît le texte présent dans une image, historiquement surtout imprimé. La HTR vise la reconnaissance de texte manuscrit. Dans les deux cas, la qualité dépend du corpus et doit être mesurée.
Vectorisation
Transformation d’un contenu en représentation numérique permettant de rechercher des proximités de sens. Un vecteur est une donnée dérivée qui doit être gouvernée avec son document source.
RAG — génération augmentée par récupération
Méthode qui récupère des passages pertinents dans un corpus, puis les fournit à un modèle génératif pour répondre. Une implémentation documentaire doit filtrer les droits et citer les sources.
Agent documentaire
Système d’IA capable d’utiliser des outils ou d’enchaîner des actions sur un périmètre défini. Son autonomie doit être proportionnée au risque et encadrée par autorisations, validations et journaux.
Rétention, gel et sort final
La rétention définit une période de conservation. Le gel suspend une échéance normale. Le sort final décrit l’action décidée à l’issue de la durée : conservation, transfert ou élimination autorisée.